Vandamálið: Fjórar klukkustundir á dag í umsýslu
Distribuidora Andina (nafninu breytt vegna trúnaðar) er fyrirtæki í Ekvador sem hefur starfað á markaðnum í 15 ár, með 25 starfsmenn og yfir 300 virka viðskiptavini.
Þegar það hafði samband við okkur var fjögurra manna skrifstofuteymi þess að verja að meðaltali 4 klukkustundum á dag í:
- Handvirka skráningu pantana sem bárust á WhatsApp
- Uppfærslu birgða í Excel-skjölum
- Gerð reikninga, eins í einu
- Eftirfylgni ógreiddra reikninga
- Samræmingu afhendingarleiða
Raunverulegur kostnaður: $2,400 á mánuði í óskilvirka vinnutíma (án þess að telja villur og tafir).
Stöðugreiningin: Ótengdir ferlar
Eftir viku af greiningu fundum við meginvandamálið: hvert ferli starfaði á sinni eigin eyju.
- Pantanir: WhatsApp + minnisbók
- Birgðir: Excel (uppfært „þegar tími gafst“)
- Reikningagerð: Einfalt kerfi án samþættingar
- Innheimta: Annað Excel-skjal + minni sölumannsins
- Afhendingar: Símtöl
Upplýsingarnar flæddu ekki milli kerfa. Allt var háð því að einhver myndi eftir að uppfæra eitthvað.
Lausnin: Sjálfvirknivæðing í áföngum
Áfangi 1: Miðlæg gögn (vikur 1–2)
Við innleiddum CRM aðlagað að dreifingarfyrirtækjum (Pipedrive + sérsniðnar breytingar) sem eina sameiginlega uppsprettu réttra upplýsinga.
Árangur strax: Allir sjá sömu upplýsingar í rauntíma.
Áfangi 2: Sjálfvirk móttaka pantana (vikur 3–4)
Við settum upp WhatsApp Business-spjallmenni sem:
- Tekur við pöntun viðskiptavinarins
- Staðfestir birgðastöðu
- Býr sjálfvirkt til tilboð
- Skráir í CRM
- Tilkynnir afgreiðsluteyminu
Árangur: Úr 45 mínútum í 2 mínútur á pöntun.
Áfangi 3: Samþætt reikningagerð (vikur 5–6)
Við tengdum CRM við rafrænt reikningakerfi SRI.
Árangur: Reikningar myndast sjálfkrafa þegar pöntun er staðfest.
Áfangi 4: Fyrirbyggjandi innheimta (vikur 7–8)
Við sjálfvirknivæddum greiðsluáminningar:
- Sjálfvirkur tölvupóstur 3 dögum fyrir gjalddaga
- WhatsApp-skilaboð á gjalddaga
- Viðvörun til sölumanns ef greiðsla er í vanskilum
Árangur: 40% lækkun vanskila.
Áfangi 5: Bestun afhendingarleiða (vikur 9–10)
Við innleiddum leiðaforrit sem tekur tillit til:
- Staðsetningar viðskiptavina
- Óskatíma afhendingar
- Farms ökutækisins
- Umferðar í rauntíma
Árangur: Tvær viðbótarafhendingar á dag á hvert ökutæki.
Tölurnar eftir 90 daga
| Mælikvarði | Fyrir | Eftir | Bæting | |---------|-------|---------|--------| | Daglegur tími í umsýslu | 4 klst. | 45 mín. | -81% | | Villur í pöntunum | 8% | 0.5% | -94% | | Tími í reikningagerð | 15 mín./reikning | 30 sek. | -97% | | Vanskil | 25% | 15% | -40% | | Afhendingar á dag | 18 | 22 | +22% |
Arðsemi verkefnisins: Fjárfestingin skilaði sér á 47 dögum.
Lærdómur
1. Byrja þar sem vandinn er mestur
Við reyndum ekki að sjálfvirknivæða allt. Við byrjuðum á pöntunarskráningu því hún var stærsti flöskuhálsinn.
2. Virkja teymið frá fyrsta degi
Endanlegir notendur tóku þátt í hverri ákvörðun. Þegar kom að notkun verkfæranna fannst þeim þau þegar vera þeirra eigin.
3. Mæla áður en sjálfvirknivætt er
Án grunngagna geturðu ekki sýnt fram á umbætur. Við skjalfestum allt áður en við byrjuðum.
4. Bæta hratt í skrefum
Við vildum frekar setja virka lausn í notkun á 2 vikum og bæta hana en leita fullkomnunar í 3 mánuði.
Er fyrirtækið þitt tilbúið?
Ef þú kannast við einhver þessara einkenna:
- Ferlar sem treysta á minni einhvers
- Upplýsingar á mörgum ótengdum stöðum
- Endurtekin verkefni sem taka klukkustundir
- Tíðar villur vegna „mannlega þáttarins“
Þá er líklega tækifæri til sjálfvirknivæðingar.
Viltu fá stöðugreiningu á sjálfvirknivæðingu fyrirtækisins þíns? Bókaðu ókeypis fund og við förum saman yfir ferlana.
