El Problema: 4 Horas Diarias en Tareas Administrativas
Distribuidora Andina (nombre cambiado por confidencialidad) es una empresa ecuatoriana con 15 años en el mercado, 25 empleados y más de 300 clientes activos.
Cuando nos contactaron, su equipo administrativo de 4 personas invertía un promedio de 4 horas diarias en:
- Registro manual de pedidos recibidos por WhatsApp
- Actualización de inventario en hojas de Excel
- Generación de facturas una por una
- Seguimiento de pagos pendientes
- Coordinación de rutas de entrega
El costo real: $2,400/mes en horas improductivas (sin contar errores y retrasos).
El Diagnóstico: Procesos Desconectados
Después de una semana de análisis, identificamos el problema central: cada proceso vivía en su propia isla.
- Pedidos: WhatsApp + cuaderno
- Inventario: Excel (actualizado "cuando había tiempo")
- Facturación: Sistema básico sin integración
- Cobranza: Otro Excel + memoria del vendedor
- Entregas: Llamadas telefónicas
No había flujo de información. Todo dependía de que alguien recordara actualizar algo.
La Solución: Automatización por Fases
Fase 1: Centralización (Semanas 1-2)
Implementamos un CRM adaptado a distribuidoras (Pipedrive + customizaciones) como fuente única de verdad.
Resultado inmediato: Todos viendo la misma información en tiempo real.
Fase 2: Captura Automática de Pedidos (Semanas 3-4)
Configuramos un bot de WhatsApp Business que:
- Recibe el pedido del cliente
- Valida disponibilidad en inventario
- Genera cotización automática
- Registra en el CRM
- Notifica al equipo de despacho
Resultado: De 45 minutos a 2 minutos por pedido.
Fase 3: Facturación Integrada (Semanas 5-6)
Conectamos el CRM con el sistema de facturación electrónica del SRI.
Resultado: Facturas generadas automáticamente al confirmar pedido.
Fase 4: Cobranza Proactiva (Semanas 7-8)
Automatizamos recordatorios de pago:
- Email automático 3 días antes del vencimiento
- WhatsApp el día del vencimiento
- Alerta al vendedor si hay mora
Resultado: Reducción del 40% en cartera vencida.
Fase 5: Optimización de Rutas (Semanas 9-10)
Implementamos una app de rutas que considera:
- Ubicación de clientes
- Hora preferida de entrega
- Carga del vehículo
- Tráfico en tiempo real
Resultado: 2 entregas adicionales por día por vehículo.
Los Números Después de 90 Días
| Métrica | Antes | Después | Mejora | |---------|-------|---------|--------| | Tiempo administrativo diario | 4 horas | 45 min | -81% | | Errores en pedidos | 8% | 0.5% | -94% | | Tiempo de facturación | 15 min/factura | 30 seg | -97% | | Cartera vencida | 25% | 15% | -40% | | Entregas por día | 18 | 22 | +22% |
ROI del proyecto: La inversión se recuperó en 47 días.
Lecciones Aprendidas
1. Empezar por lo que más duele
No intentamos automatizar todo. Empezamos por el registro de pedidos porque era el cuello de botella más crítico.
2. Involucrar al equipo desde el día 1
Los usuarios finales participaron en cada decisión. Cuando llegó el momento de usar las herramientas, ya las sentían suyas.
3. Medir antes de automatizar
Sin datos de línea base, no puedes demostrar mejoras. Documentamos todo antes de empezar.
4. Iterar rápido, no perfeccionar lento
Preferimos lanzar algo funcional en 2 semanas y mejorarlo, que buscar la perfección durante 3 meses.
¿Tu Empresa Está Lista?
Si te identificas con alguno de estos síntomas:
- Procesos que dependen de la memoria de alguien
- Información en múltiples lugares desconectados
- Tareas repetitivas que consumen horas
- Errores frecuentes por "factor humano"
Entonces probablemente hay oportunidad de automatización.
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